Mannen kunnen niet multitasken. Een veelgehoorde aanname. En het klopt, de meeste mannen kunnen niet goed twee dingen tegelijk doen. Maar de meeste vrouwen ook niet. Eigenlijk kan bijna niemand goed multitasken. Toch doen we dagelijks veel dingen tegelijk. Terwijl we er ons brein geen plezier mee doen en het ook niet beter werkt. Sterker nog, meerdere cognitieve taken tegelijk uitvoeren, werkt minder efficiënt dan die taken één voor één aftikken. Iedere nieuwe taak haalt je namelijk uit je focus. En het kost veel tijd en energie om die focus weer terug te vinden. In deze blog lees je hoe het zit en hoe je zonder multitasken toch veel gedaan krijgt.
Multitasken en switchtasken
Iedereen kan tot op zekere hoogte multitasken, zolang het om eenvoudige taken gaat die niet veel denkwerk kosten. Als je tussen complexe cognitieve taken wisselt, ben je aan het switchtasken. En juist dat is funest voor je productiviteit en kost je veel energie. Want doe je veel tegelijk, dan gaan je hersenen trager werken en ga je meer fouten maken. Ons werkgeheugen kan namelijk slechts aan één taak actief werken. De andere taak wordt zolang in het langetermijngeheugen opgeslagen. Als je switcht tussen taken blijft een deel van je brein hangen bij de vorige taak. Daardoor blijft er minder hersencapaciteit over voor de nieuwe taak. Geen wonder dat je zo’n twee keer langer over een taak doet als je tussentijds switcht, dan als je je op één taak richt.[1]
Hocus Focus Pas
Je werkt het meest efficiënt als je gefocust bent. En focus hebben en houden is tegenwoordig best een uitdaging. Ga maar na wat er gebeurt als je een rapport schrijft en dan een mailtje of belletje tussendoor krijgt. Weg concentratie! Het kost ons brein maar liefst 15 tot 25 minuten om die focus weer terug te krijgen.[2] Uit een onderzoek waarbij mensen tijdens het uitvoeren van een taak constant nieuwe berichten en telefoontjes kregen (die ze overigens niet hoefden te beantwoorden), bleek dat de concentratie sterk afnam. Bovendien nam het IQ van de deelnemers met gemiddeld 10 punten af. Het effect was zelfs erger dan wanneer ze een hele nacht niet geslapen hadden.[3] Doe jezelf daarom een plezier en schakel al die meldingen en pingetjes uit als je een klus af wil krijgen.
Plan je dag en bepaal je eigen ritme
- Schiet jouw eigen werk er vaak bij in omdat er steeds wat tussendoor komt? Pak de regie dan terug en plan je werkzaamheden in. Bonus voordeel: Als je jouw taken en afspraken (ook die met jezelf) in je agenda zet, weten je collega’s meteen dat je bezet bent en zul je minder gestoord worden.
- Begin de dag met je moeilijkste taak. Onze neiging is om met korte, makkelijke klusjes te beginnen, omdat we dan snel wat af te vinken hebben. Uit onderzoek blijkt dat het beter is om die grote klus niet uit te stellen. Je blijft er namelijk anders de hele dag tegenaan hikken en dat zorgt voor extra stress.[4]
- Probeer je taken in tijdsblokken op te delen, waarbij je periodes van geconcentreerd werken afwisselt met korte pauzes. Hoe lang elk blok is, hangt af van wat voor jou werkt. Werk bijvoorbeeld 50 minuten aan een taak en neem dan 10 minuten pauze. Door je werk in behapbare tijdsblokken in te delen, zul je tussendoor minder in de verleiding komen om andere dingen te gaan doen.
- Plan ook momenten in om je e-mail te checken, een belletje te plegen of met collega’s te overleggen. Door deze taken in te plannen, voorkom je dat ze je werk op een ander moment onderbreken. Zet je mail en telefoon buiten die momenten op stil om afleidende meldingen te voorkomen.
- Vergeet ook niet je rustmomenten te plannen, zodat je op tijd weer op kunt laden. Zoek dan ook bewust een andere omgeving, zodat je mentaal en fysiek loskomt van je werk.
Je zult zien, aan het eind van je dag heb je meer gedaan gekregen én meer energie over dan als je als een kip zonder kop de hele dag tussen taken switcht.
Aan de slag met Samen Fitter
Doe jij vaak duizend dingen tegelijk en raak je snel afgeleid? Ga dan aan de slag in de Samen Fitter App. Leer je taken in tijdsblokken op te delen. En doe onze praktische oefeningen om focus te vinden en te houden.
Aan de slag in de Samen Fitter App
[1] https://www.eoswetenschap.eu/psyche-brein/weg-met-multitasken-en-met-smartphones
[2] https://ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
[3] https://www.newscientist.com/article/dn7298-info-mania-dents-iq-more-than-marijuana/
[4]https://www.researchgate.net/publication/344134593_To_build_efficacy_eat_the_frog_first_People_misunderstand_how_the_difficulty-ordering_of_tasks_influences_efficacy