Ik heb outlook zo ingesteld dat ik geen melding krijg in het scherm van nieuwe mails. Ik wordt hierdoor niet afgeleid en kan beter het moment kiezen waarop ik de mails open. Daarnaast gaan alle mails waarin ik in de cc sta naar een aparte map die ik eigenlijk nooit open. Mijn ervaring is dat ik hierdoor niets mis.

Ik word compleet afgeleid door mijn mailbox dus kies er af en toe voor om mijn mail helemaal af te sluiten, lekker rustig 

Slim, eigenlijk geen mail op de telefoon dus. Tenzij je bewust iets wilt opzoeken. 

Om Outlook te gebruiken op mijn werktelefoon moet ik om veiligheidsregels steeds opnieuw inloggen, daarom krijg ik niet continu notificaties binnen. In mijn vrijetijd neem ik deze telefoon ook niet mee en gebruik ik deze slechts sporadisch.

Goede leestip dus! Hoe bevalt het plannen van je mail tot nu toe? Zou je het aanraden?

Vanmorgen wilde ik zoals gewoonlijk weer starten met dingen uitwerken en daarna mail lezen. Ik betrapte mijzelf erop dat ik eerst in de Outlook agenda moest kijken hoe de dag verliep en dat ik toch mijn mail scande. Scannen, maar niet antwoorden. Is dat conform de regels van Meneer Pastoor van het boek: Grip, het geheim van slim werken?

Wat denk jij? René

Ik heb het altijd open staan en ik wordt steeds uit mijn concentratie gehaald door de meldingen als de mail open staat. Vanaf deze week ga ik aan de slag met de tips uit het boek “Grip - het geheim van slim werken”. De schrijver noemt mail vergelijkbaar met jeuk; als je begint te krabben wordt het steeds erger. Zo ook; hoe meer je gaat mailen, hoe meer mail te te beantwoorden krijgt.
Hij geeft de tip om standaard blokken in je agenda te plannen voor mail. In die blokken het je 5 opties om met mail om te gaan; afwijzen (hier hoef ik niets mee), archiveren (relevant om te bewaren), direct afhandelen (binnen. 2 minuten te doen), afhandelen plannen in je agenda (afhandelen duurt wat langer) en toevoegen op je takenlijst (taak heeft geen deadline).  

Hi Jarno, leuk om te lezen hoe jij dit aanpakt. Ik begrijp dan dat een groot deel van je werk ook mailen is en agenda bijhouden etc. Hoe doe jij dit met werk e-mail op de mobiele telefoon? Staan alle pop ups aan de hele dag? 

Als ik aan het werk ben heb ik altijd Outlook open staan. Een groot gedeelte van mijn contact met klanten en collega's gaat via de mail en de outlookagenda houd bij wanneer ik welke afspraak heb. Het gevaar is dat wanneer je bezig bent en je ziet een mail 'oppoppen' je afgeleid bent en de focus kwijt raakt. Ik probeer zoveel mogelijk de focus te behouden door eerst datgene af te maken waar ik mee bezig ben.

Wat gebeurt er vervolgens met de mails die je snel afhandelt? Komen die ook net zo snel als een boomerang weer terug? Ik spreek uit eigen ervaring overigens. Dit merkte ik jarenlang en na flink wat frustratie ben ik hiermee aan de slag gegaan. 
Ik gebruikt nu OneNote om lijstjes te maken van zaken die ik moet bespreken met mensen (die geen hoge nood hebben). Ik spreek ze aan zodra ik ze fysiek zie. De snelle mailtjes zijn niet meer nodig daardoor. Hoge nood? Dan bel ik of stuur een WhatsApp. 

Voor mij echt wel een aandachtspunt. Ik heb alle triggers uitgezet en spreek met mezelf af hoeveel tijd ik geconcentreerd met de mail bezig wil zijn. Aandachtspunt blijft prioritering in behandeling van de mail. Toch de neiging eerst de makkelijke en snelle mailtjes af te handelen en de wat complexere 'illegaal' weer op ongelezen te zetten...merk dat ik vooral op de nieuwe flexwerk plek nog beter m'n best moet doen om met focus te kunnen werken. Koptelefoon met achtergrondmuziek helpt.